„Fast schon Routine“ könnte das Resümé des problemlosen Verlauf der jüngsten Hauptversammlung der MWI Microwave Ignition AG lauten. Doch jede Versammlung ist eine neue Herausforderung für das Team der Supervision Unternehmensberatung GmbH.
Die Supervision Unternehmensberatung GmbH bietet seit Jahren Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Haupt- und Gesellschafterversammlungen von Kapitalgesellschaften. Während der Hauptversammlung der MWI AG leitete sie das wichtige „Back Office“, das „Büro im Hintergrund“ des schwäbischen Entwicklungs- und Forschungsunternehmen.
Auf dem Podium im Scheinwerferlicht sitzen die drei Aufsichtsräte und vier Vorstände der MWI AG – am Eingang zum Sitzungssaal und hinter dem Podium Spezialisten und Rechtsanwälte an ihren Laptops. Ihr Job ist es, die Aktionärspräsenz (Stimmanteile) jeweils aktuell im Auge zu behalten, die Abstimmergebnisse festzuhalten, Informationen zu Aktionärsfragen schnell zur Verfügung zu stellen – kurz: den Leuten im Rampenlicht schnell und exakt zuzuarbeiten. Last but not least: Unsichtbar für die Aktionäre die Mediengestalter, deren Job es ist, Präsentationen, Ton und Licht professionell zu überwachen und für Emotionen zu sorgen.
Der Bericht der Vorstände wird durch animierte Medienpräsentationen untermalt. Danach folgt die Generaldebatte: Rund 30 Fragen richteten heute die Aktionäre an Vorstand und Aufsichtsrat des Unternehmens. Arbeit für das „Back Office“: hinter den Kulissen werden aus den Redebeiträgen der Aktionäre die Fragen möglichst exakt herausdestilliert, festgehalten, Informationen zu den Fragen von den Spezialisten aus Jahresabschlussunterlagen, Gesetzestexten und weiterer Informationsquellen blitzschnell herausgesucht und zur Verfügung gestellt. Auf formalrechtliche Details ist zu achten, alles muss hieb- und stichfest sein, so dass der Ablauf nicht anfechtbar ist. Aus diesem Grunde ist jeweils mindestens ein Volljurist mit im Boot. Nach der Generaldebatte erfolgt die Abstimmung zu den Vorschlägen der Verwaltung zu den Tagesordnungspunkten. Vor jeder Abstimmung jedes Tagesordnungspunktes ist die aktuelle Präsenz zu ermitteln, dann das Abstimmergebnis dem Versammlungsleiter zur Bekanntgabe zu überreichen.
Achten Sie bei der Durchführung Ihrer eigenen Hauptversammlung mindestens auf folgende Punkte:
- auf eine kompetente Betreuung während der gesamten Projektphase durch geschulte und praxiserfahrene Personen
- rechtzeitige Formulierung der Tagesordnungspunkte mit Abgleich der Satzung und anwaltlicher Überprüfung
- Einladungsversand nach § 125 AktG mit Einladungs- und Rücklaufprozess (für Namensaktien)
- Pflichtveröffentlichungen im elektronischen Bundesanzeiger
- Erstellung des Leitfadens für den Versammlungsleiter
- Coaching von Vorstand und Aufsichtsrat nebst Schulung des gesamten Hauptversammlungspersonals
- Anfertigung von Eintrittskarten (Stimmkarten, Gästekarten, Vollmachten)
- Präsenzerfassungsverfahren: Organisation der Einlasskontrolle und Erfassung/ Aktualisierung der Präsenz (anwesenden Stimmen)
- Organisation der Generaldebatte (Aufgabenverteilung im Backoffice, Fragenerfassung, Infobereitstellung etc.)
- Organisation der Abstimmungen, Registrierung und Verarbeitung der Stimmabgaben (Additionsverfahren, Subtraktionsverfahren etc.)
- Gerne helfen wir Ihnen, sowohl bei der Vorbereitung als auch Durchführung incl. Medientechnik. Sprechen sie uns an!
Ihr Team der Supervision Unternehmensberatung GmbH
